Für Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen

Die ganze Praxis.
Auf einer Seite.

Anrufe, Mailbox, E-Mails, WhatsApp, Termine, Aufgaben und Formulare verteilen sich sonst über sechs einzelne Programme und drei Zettel am Tresen. Hier stehen sie alle in Reih und Glied – und die Startseite sagt Ihnen am Morgen, was über den Tag ansteht. Patienten buchen ihren Termin selbst; Sie geben ihn frei, bis Sie so weit sind, dass er sich von allein einträgt.

We build workflow · Server in Deutschland · AV-Vertrag inklusive · je Praxis statt je Behandler

Die Startseite von Praxisorbit: fünf Kennzahlen und sechs Karten für Termine, offene Anfragen, Telefon, Aufgaben, Postfach und Geburtstage.
Das Dashboard – passt sich an Sie an, nicht umgekehrt.

Warum Praxisorbit

Alles läuft
bei Ihnen zusammen.

Anrufe, E-Mails, WhatsApp, Webchat, Erinnerungen, Rückrufe, Termine, Anfragen, Formulare. Jede Nachricht endet beim selben Patienten. Im Mittelpunkt steht Ihr Arbeitsplatz. So verlieren Sie Ihre Kommunikationskanäle nie aus den Augen.

Telefon E-Mail WhatsApp Termine Erinnerung Rückruf Formulare Webchat Anfragen

Und nichts geht mehr verloren

0Module, einzeln freigebbar
0automatische Prüfungen, alle grün
0Dienste, die ungefragt mitlesen
0Minuten für eine Vorführung

Die Startseite

Morgens eine Seite.
Nicht unzählige Programme.

Elf Bereiche, gleich gebaut und in Ihrer Reihenfolge: Termine, Aufgaben, Geburtstage, Telefon, E-Mails, Nachrichten, Terminanfragen, Formulare, Bewerbungen, Assistent. Was wichtig ist, steht oben. Optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf.

Drei Farben

Ein blasses Grau heißt erledigt. Ein sattes Blaugrau heißt noch offen. Und bei Rot ist Eile geboten – ein Lead, eine Terminanfrage.

Ihr Cockpit

Karten verschieben, Breite und Höhe ganz nach Ihrem Geschmack einstellen, Ungenutztes einfach ausblenden. Einmal eingestellt, überall gleich – das merkt sich Ihr Konto.

Kein Nachladen

Wir holen im Minutentakt die Post für Sie ab – ob Mails, Terminanfragen oder WhatsApp. Auf Wunsch mit einem kleinen Beep.

Ausschnitt aus der Startseite: die Karte „Telefon“ mit zwei verpassten Anrufen in Rot und die Karte „Aufgaben“ mit rotem, blaugrauem und blassem Punkt.
Ausschnitt in Originalgröße.

Planen

Die Woche als Planspiel.
Nicht als Liste.

Gestalten Sie den Kalender so, wie er zu Ihnen passt: Sie erkennen sofort, was noch ansteht und wo es eng wird. Online-Buchungen stimmen sich mit Ihrem Kalender ab – Vergebenes ist gar nicht erst wählbar – und erscheinen sofort bei Ihnen zur Freigabe.

  • Fremde Kalender abonnieren statt hochladen
  • Öffentliche Buchungsseite für Patienten, mit Terminarten und Absagelink
  • Serientermine als eine Regel je Zeile
  • Abgleich mit dem Handy über den eigenen Server, nicht über Google
Wochenansicht des Kalenders mit Stundenskala, sieben Tagesspalten, farbigen Terminen und roter Jetzt-Linie.

Zwölf Module

Alles da.
Sie entscheiden, was Sie brauchen.

Jedes Modul ist ein eigener Bereich – und für jeden Mitarbeiter einzeln freigebbar. Was nicht freigegeben ist, gibt es für ihn nicht: kein Knopf, kein Zähler, keine Meldung. Sie entscheiden, wer was sieht.

Anfragen

Was auf Ihrer Buchungsseite hereinkommt, steht hier: freigeben, verschieben oder ablehnen – ein Klick, und der Termin steht im Kalender. Später trägt sich ein, was Sie erlaubt haben.

Kontakte

Die Akte je Patient: Stammdaten, Erreichbarkeit, Einwilligungen – und darunter der ganze Verlauf. Anrufe, E-Mails, Nachrichten und Formulare an einer Stelle, statt in fünf Programmen.

Kalender

Sprechstunden, Behandler und Räume. Monats-, Wochen- und Tagesansicht, Serientermine, fremde Kalender abonnieren – und freigegebene Anfragen tragen sich selbst ein.

E-Mail

Das Praxispostfach im System statt in Outlook. Abrufen, lesen, antworten, Anhänge verschicken – und jede Mail hängt am richtigen Patienten.

Aufgaben

Rückruf, Befund nachfordern, Rezept vorbereiten. Ein Board mit Spalten, Karten, Fristen und Zuständigkeit – damit nichts auf einem Zettel am Monitor endet.

Nachrichten

WhatsApp und der Webchat Ihrer Praxisseite in einem Verlauf – gelesen und beantwortet aus dem System heraus, nicht vom privaten Handy der Empfangskraft.

Telefon

Klingelt es, sehen Sie sofort, wer anruft – ein Klick öffnet die Akte. Was in der Sprechstunde nicht angenommen wurde, steht als verpasster Anruf da und wird zur Aufgabe.

Formulare

Anamnese, Rezeptwunsch, Überweisung, Einwilligung. Der Link geht persönlich an den Patienten, die Antwort kommt in die Akte – nicht auf einen Stapel am Tresen.

Karriere

Die Stellenseite Ihrer Praxis – und die Bewerbungen landen direkt bei Ihnen. MFA-Stellen sind das zweite große Thema jeder Praxis; hier bleibt keine unbeantwortet.

Automation

Regeln, die Sie selbst bestimmen: Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin, Recall nach sechs Monaten, Rückruf-Aufgabe bei jedem verpassten Anruf.

Assistent

Der Einrichtungsweg nach dem Kauf: Sprechzeiten, Terminarten, Räume, Texte, Anbindungen – Schritt für Schritt, statt vor einem leeren System zu sitzen.

Benutzer

Behandler, Empfang, Abrechnung, Aushilfe – jede Rolle sieht genau ihre Bereiche. Mit Zwei-Faktor-Anmeldung, weil hier Gesundheitsdaten liegen.

Das Aufgaben-Board mit fünf farbig gekennzeichneten Spalten und Karten mit Fristen, Labels und Fortschrittsbalken.

Aufgaben

Was du heute kannst besorgen,
das verschiebe nicht auf morgen.

Spalten und Karten ziehen und positionieren – wie es Ihnen gefällt oder nach Dringlichkeit. Aufgaben, die erledigt sind, landen in der Erledigt-Spalte und werden nach einer Woche automatisch gelöscht.

  • Labels, Checklisten, Kommentare, Anhänge
  • Bereiche für Praxis, Privat und Sonstiges
  • Dringlichkeit färbt den linken Kartenrand: rot überfällig, blaugrau heute
  • „Erledigt“ ist eine Eigenschaft der Spalte, nicht der Karte
  • Anstehendes steht zusätzlich auf der Startseite – nach Überfällig, Heute, Diese Woche und Später sortiert

Das Herzstück

Erst freigeben.
Dann von allein.

Eine Praxis, die einem fremden System sofort ihren Kalender überlässt, verliert die Kontrolle über den eigenen Tag – und schaltet es nach zwei Wochen wieder ab. Deshalb fängt es hier andersherum an.

  1. Jede Anfrage kommt zu Ihnen. Der Patient wählt Terminart und Zeit, Sie sehen die Anfrage sofort in der Liste – mit rotem Punkt in der Kopfleiste. Drei Knöpfe: freigeben, verschieben, ablehnen. Freigegeben steht der Termin im Kalender, mit dem Vermerk, wer ihn freigegeben hat.
  2. Sie lassen los – Terminart für Terminart. „Vorsorge" darf sich selbst eintragen, „Akut" bleibt bei Ihnen. Mit Regeln, die Sie setzen: frühestens in 24 Stunden, höchstens vier am Tag, nur bekannte Patienten. Was eine Regel nicht erfüllt, wird nicht abgelehnt – es kommt zu Ihnen.

Für den Patienten ändert sich dabei genau ein Satz: aus „Ihre Anfrage ist eingegangen" wird „Ihr Termin am Freitag um 08:40 steht."

  • Doppelbuchungen werden beim Anlegen verhindert, nicht erst beim Freigeben
  • Was 24 Stunden liegen bleibt, wird zur Aufgabe
  • Jede Entscheidung steht mit Name und Uhrzeit im Verlauf des Patienten
  • Eine Notbremse setzt alle Terminarten mit einem Klick zurück

Am Tresen

Ihr Dashboard.
Auch auf dem iPad.

Dieselbe Anmeldung, dieselben Daten. Acht Kacheln statt Kopfleiste – im Ständer am Tresen sieht die Anmeldung auf einen Blick, was offen ist, ohne einen Rechner aufzuwecken. Alles Weitere am Schreibtisch.

  • Als App auf dem Home-Bildschirm – aus dem Browser, ohne App Store
  • Mitteilungen je Gerät einzeln einschalten, mit Probemeldung zum Ausprobieren
  • Ein Tipp auf die Meldung öffnet genau den Bereich, aus dem sie kam
  • Terminanfrage freigeben, Rückruf abhaken, Nachricht beantworten – ohne Umweg
  • Jede Kachel zeigt nur, was der Zugang sehen darf – die Aushilfe am Tresen sieht nicht dasselbe wie der Behandler
  • Läuft genauso auf einem Android-Tablet oder am Telefon; das Gerät ist der Browser

Gesundheitsdaten

Was wir nicht fragen.

Eine Terminvergabe braucht vier Angaben: Name, Geburtsdatum, behandelnder Arzt und die Art des Termins. Mehr steht in unserem Formular nicht – auch kein Feld für Beschwerden. Denn was ein Patient hineinschreibt, ist ein Gesundheitsdatum nach Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung, und die Terminvergabe darf es nicht erheben.

Die Datenschutzkonferenz des Bundes und der Länder hat dazu am 16. Juni 2025 ein Positionspapier veröffentlicht. Wir haben danach gebaut, nicht davor.

  • Server in Deutschland, verschlüsselte Übertragung, getrennte Mandanten
  • Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt bei – mit vollständigem Katalog der Maßnahmen
  • Zwei-Faktor-Anmeldung für jeden Zugang, Rollen bis auf das einzelne Modul
  • Terminerinnerungen nur mit eigener Einwilligung, jederzeit widerrufbar
  • Kein Konto für den Patienten, kein Anbieterportal – die Buchungsseite läuft unter der Adresse Ihrer Praxis

§ 203 StGB, der Punkt, den viele übersehen: Wer als Softwareanbieter Zugriff auf Patientendaten hat, ist „sonstige mitwirkende Person" – das ist seit 2017 ausdrücklich erlaubt, verlangt aber eine schriftliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Sie bekommen sie unterschrieben mit dem Vertrag, ohne danach fragen zu müssen.

Der Löwenanteil gehört Ihnen.Die Arbeit macht das System. Die Patienten bleiben Ihre.

Kaufen

Mieten oder kaufen.
Dieselbe Software, zwei Wege.

Entweder wir betreiben Praxisorbit für Sie – dann kümmern wir uns um Server, Sicherung und Updates. Oder Sie kaufen es einmal, laden es herunter und legen es auf Ihren eigenen Webspace. Die Software ist in beiden Fällen dieselbe.

Basic

Für die kleine Praxis. Terminvergabe, Kalender, Kartei, Aufgaben – der Kern, sauber an einem Ort.

49je Monat

entspricht 588 € im Jahr

  • Buchungsseite unter Ihrer Adresse
  • Anfragen freigeben, verschieben, ablehnen
  • Terminarten mit eigener Dauer und Farbe
  • Kalender, Wochenraster, Behandler, Abos
  • Patientenkartei mit Verlauf
  • Aufgaben-Board
  • Rollen und Modulfreigabe je Zugang
  • Bis zu 5 Zugänge
  • Tägliche Datensicherung
Am häufigsten gewählt

Advanced

Wenn die Kommunikation dazukommt: Anruf, Post und WhatsApp am selben Patienten – und die Formulare, die sonst am Tresen liegen.

139je Monat

entspricht 1.668 € im Jahr

  • Alles aus Basic, dazu:
  • E-Mail-Postfach im Haus
  • Telefonie mit Mailbox (transkribiert) am Patienten
  • Nachrichten: WhatsApp und Webchat
  • Formulare: Anamnese, Rezept, Überweisung, Einwilligung
  • Terminerinnerung vor dem Termin
  • Abgleich mit dem Handy
  • Bis zu 15 Zugänge

Premium

Für die Gemeinschaftspraxis: Automation, Karriereseite, Assistent – und Zugänge ohne Zählen.

219je Monat

entspricht 2.628 € im Jahr

  • Alles aus Advanced, dazu:
  • Stufe 2: Terminarten tragen sich selbst ein
  • Recall: Erinnerung nach sechs Monaten
  • Karriereseite und Bewerbungen
  • Assistent: Antwortentwürfe zur Freigabe
  • Automationen: Abläufe und Kampagnen
  • Zugänge ohne Begrenzung

Welches Modul in welcher Stufe

Dieselben dreizehn Module wie oben – nur als Tabelle.

Module und Ausstattung je Stufe
Modul Basic Advanced Premium
Anfragen (Terminvergabe mit Freigabe)
Kontakte
Kalender
Aufgaben
E-Mail
Nachrichten (WhatsApp, Webchat)
Telefon
Formulare (Anamnese, Rezept, Überweisung, Einwilligung)
Karriere
Automation
Assistent
Ausstattung
Terminarten mit eigener Dauer und Farbe
Kontaktverlauf am Patienten
Rollen und Modulfreigabe je Zugang
Abgleich mit dem Handy
Zugänge (je Praxis, nicht je Behandler)515ohne Begrenzung
Stufe 2: trägt sich selbst ein (je Terminart, mit Regeln)

Die Spur am Patienten führt jede Stufe – gefüllt wird sie von den Modulen, die Sie gebucht haben. Bei uns gehostet kommt in allen Stufen die tägliche Datensicherung dazu.

Ab wann trägt sich der Kauf?

Aufsummiert, was Sie bis dahin an uns gezahlt haben.

Bei uns gehostet Selbst betreiben Stand nach vier Jahren

Gerechnet ist im Abo die einmalige Einrichtung, beim Kauf die freiwillige Wartung ab dem zweiten Jahr; bei jährlicher Zahlung mit zehn statt zwölf Monatsbeträgen. Webhosting und Domain stellen Sie beim Selbstbetrieb selbst – die rechnen wir nicht ab und sie stehen deshalb auch nicht in der Kurve.

In jeder Stufe angelegt

Was besprochen wurde, steht später am Patienten.

Anruf, E-Mail, WhatsApp-Nachricht, Anfrage, Notiz – alles wird beim Kontakt festgehalten. Nicht je Kanal in einem eigenen Ordner, sondern als eine gemeinsame Spur in der richtigen Reihenfolge. Wer die Akte Monate später öffnet, sieht auf einen Blick, wer wann angerufen hat, was geantwortet wurde und was zuletzt offen war. Nichts liegt in einem fremden Postfach, nichts nur im Kopf – und wenn ein Mitarbeiter geht, bleibt die Geschichte des Patienten da.

  • Anrufe und Mailbox
  • E-Mails, ein- und ausgehend
  • WhatsApp-Verläufe
  • Anfragen und ihr Stand
  • Ausgefüllte Formulare
  • Handnotizen aus dem Gespräch

Die Spur führt jede Stufe – was in ihr zusammenläuft, hängt daran, was Sie gebucht haben: Notizen ab Basic, Anrufe, E-Mails, WhatsApp und Formulare ab Advanced, die Anfragen ab Premium. Zugeordnet wird nur, was verknüpft ist – geraten wird nie. Und wer ein Modul nicht freigegeben hat, sieht dessen Zeilen auch hier nicht.

Nicht im Preis enthalten: Der WhatsApp-Versand über das Meta-Geschäftskonto und die Onlinetelefonie werden vom jeweiligen Anbieter abgerechnet. Je nach Tarif und Nutzung fallen dafür Zusatzkosten an – wir sagen Ihnen vorab, womit zu rechnen ist.

Rollen

Niemand gibt weiter,
was er selbst nicht hat.

Drei Stufen, eine Richtung. Die Lizenz setzt den Rahmen, der Administrator gibt die einzelnen Module an die Mitarbeiter frei – aber nur aus dem, was er selbst hat.

01

Superuser

Hat immer alles, auch ohne Schalter. Spielt Updates ein, überträgt auf Server, sichert die Datenbank. Für alle anderen unsichtbar.

02

Administrator

Hat, was der Superuser ihm gegeben hat. Legt Zugänge an, verteilt Module, gibt Löschungen frei, wählt die Gesellschaft.

03

Mitarbeiter

Sieht genau die Bereiche, die für ihn freigegeben sind. Ein neuer Zugang startet leer – Freigabe ist eine Entscheidung, kein Versehen.

Ihre Gesellschaft

Eine Farbe wählen.
Die ganze Oberfläche folgt.

Zwanzig Gesellschaften sind hinterlegt, jede weitere legen Sie selbst an. Aus der Hausfarbe rechnet das System sechzehn Werte – Schrift, Linien, Fokusring, Flächen – und prüft für jede Fläche nach, ob heller oder dunkler Text darauf lesbar bleibt.

A Ihre Praxis ÜbersichtKontakteKalenderPost MH
Termine4 Aufgaben5 Anfragen3
SpeichernAbbrechen

Hausfarbe

Daraus gerechnet

Gewählt: Blau. Der helle Ton trägt nur das Markenzeichen, der dunkle die Schrift – sonst wäre Gelb auf Weiß nicht zu lesen. Welche Schrift auf dem Zeichen steht, rechnet das System nach Helligkeit aus, nicht nach Gefühl.

Sicherheit und Datenschutz

Kundendaten bleiben,
wo Sie sie hingestellt haben.

Kein fremder Mandant, kein Konto bei einem Anbieter, der morgen die Preise ändert. Das System läuft auf Ihrem eigenen Webspace oder auf unserem Server – und nach außen spricht es nur mit dem, was Sie selbst angebunden haben.

Zwei Faktoren

Zur Anmeldung kommt ein Code per E-Mail; einem vertrauten Gerät glaubt das System 30 Tage. Nach acht Fehlversuchen ist Schluss, und wer sich wann angemeldet hat, steht im Protokoll.

Löschen mit Freigabe

Beantragen, freigeben, Papierkorb, endgültig – vier Schritte und ein getipptes Wort. Jeder Schritt steht im Protokoll.

Aufbewahrung

Anfragen ohne Abschluss werden nach sechs Monaten anonymisiert statt gelöscht: Zahlen bleiben, Personenbezug geht. Fünf Tage vorher warnt die Liste.

Sicherung vor jedem Update

Die Datenbank schreibt sich selbst in eine Datei, die Dateien daneben ins Archiv – und ohne gelungene Sicherung läuft kein Update.

Nichts wird nachgeladen

Schriften und Bausteine liegen im Haus. Die Werbeseiten laden nichts nach – also gibt es auch nichts zu erklären.

Streng verschlüsselt

HTTPS ist Pflicht, HSTS inbegriffen. Sitzungen laufen nach acht Stunden Leerlauf ab, und davor sitzt eine Content-Security-Policy.

Deutsche Telefonie

Die Anbindung läuft über einen Anbieter mit Verarbeitung in Deutschland. Aufzeichnung von Gesprächen gibt es bewusst nicht.

Handy ohne Umweg

Termine und Kontakte gleichen sich über den eigenen Server mit dem Telefon ab – nicht über ein Konto bei einem Dritten.

Technik

Gewöhnlicher Webspace.
Mehr braucht es nicht.

Kein Container, kein Bauschritt, keine Abhängigkeiten, die in zwei Jahren nicht mehr gepflegt werden. Hochladen, Assistent durchgehen, arbeiten.

Grundlage
PHP 8.1 und MySQL – das hat jeder Hoster im Standardpaket
Einrichtung
Assistent in acht Schritten, prüft jede Angabe sofort und löscht sich danach selbst
Aktualisierung
Ein Knopf: sichern, Migrationen anwenden, fertig – 81 Schritte in fester Reihenfolge
Verteilung
Übertragung auf mehrere Ziele mit Fortschritt, oder als Paket zum Hochladen
Datenbestand
74 Tabellen, jede Änderung protokolliert
Prüfungen
3.887 automatische Prüfungen für alles, was rechnet und entscheidet
Bedienung
Läuft auch ohne JavaScript: Auswahl, Filter, Senden, Freigeben bleiben Formulare
Barrierefreiheit
Reduzierte Bewegung, sichtbarer Fokus, Tastatur überall
Anbindungen
IMAP und SMTP, WhatsApp Cloud API, Placetel, Zoom, CalDAV und CardDAV, iCal-Abos
Stand
Version 2026.08.26 – der Kern läuft täglich, die Praxisfassung ist neu
Der Kern läuft seit dem ersten Tag im eigenen Betrieb – nicht am Reißbrett entstanden, sondern aus dem Bedarf heraus. Was eine Praxis davon unterscheidet, ist die Terminvergabe. Genau die haben wir dafür gebaut, und genau die geben Sie erst frei, wenn Sie ihr trauen.
Marc Höfer Entwickler von Praxisorbit

Vorführung

Suchen Sie sich
eine halbe Stunde aus.

Am besten an Ihren eigenen Abläufen: Sie erzählen uns, wie Sie heute arbeiten, und wir zeigen Ihnen, wie das System Sie dabei unterstützen kann. Sie müssen nichts vorbereiten und nichts installieren – wir teilen den Bildschirm oder kommen vorbei.

  1. 1 Zeit
  2. 2 Kontakt
  3. 3 Fertig

Für die Terminwahl braucht es JavaScript. Schreiben Sie uns sonst einfach – wir schlagen Ihnen zwei Zeiten vor.

Einmal ansehen
dauert zwanzig Minuten.

Am besten an Ihren eigenen Abläufen: Sie erzählen uns, wie Sie heute arbeiten, und wir zeigen Ihnen das System genau daran. Wer lieber gleich anfängt, wählt oben zwischen beiden Wegen: Bei uns gehostet sind Sie noch am selben Werktag freigeschaltet, die Dauerlizenz laden Sie sofort herunter.

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Miete wie Kauf

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  • Gilt für alle drei Stufen
  • Miete wie Dauerlizenz
  • Abmelden jederzeit mit einem Wort

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Ihre Anschrift brauchen wir für die Rechnung, wenn Sie den Code einlösen. Weitergegeben wird nichts – die Daten bleiben auf unserem Server.