Anfragen
Was auf Ihrer Buchungsseite hereinkommt, steht hier: freigeben, verschieben oder ablehnen – ein Klick, und der Termin steht im Kalender. Später trägt sich ein, was Sie erlaubt haben.
Für Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen
Anrufe, Mailbox, E-Mails, WhatsApp, Termine, Aufgaben und Formulare verteilen sich sonst über sechs einzelne Programme und drei Zettel am Tresen. Hier stehen sie alle in Reih und Glied – und die Startseite sagt Ihnen am Morgen, was über den Tag ansteht. Patienten buchen ihren Termin selbst; Sie geben ihn frei, bis Sie so weit sind, dass er sich von allein einträgt.
We build workflow · Server in Deutschland · AV-Vertrag inklusive · je Praxis statt je Behandler
Warum Praxisorbit
Anrufe, E-Mails, WhatsApp, Webchat, Erinnerungen, Rückrufe, Termine, Anfragen, Formulare. Jede Nachricht endet beim selben Patienten. Im Mittelpunkt steht Ihr Arbeitsplatz. So verlieren Sie Ihre Kommunikationskanäle nie aus den Augen.
Und nichts geht mehr verloren
Die Startseite
Elf Bereiche, gleich gebaut und in Ihrer Reihenfolge: Termine, Aufgaben, Geburtstage, Telefon, E-Mails, Nachrichten, Terminanfragen, Formulare, Bewerbungen, Assistent. Was wichtig ist, steht oben. Optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf.
Ein blasses Grau heißt erledigt. Ein sattes Blaugrau heißt noch offen. Und bei Rot ist Eile geboten – ein Lead, eine Terminanfrage.
Karten verschieben, Breite und Höhe ganz nach Ihrem Geschmack einstellen, Ungenutztes einfach ausblenden. Einmal eingestellt, überall gleich – das merkt sich Ihr Konto.
Wir holen im Minutentakt die Post für Sie ab – ob Mails, Terminanfragen oder WhatsApp. Auf Wunsch mit einem kleinen Beep.
Planen
Gestalten Sie den Kalender so, wie er zu Ihnen passt: Sie erkennen sofort, was noch ansteht und wo es eng wird. Online-Buchungen stimmen sich mit Ihrem Kalender ab – Vergebenes ist gar nicht erst wählbar – und erscheinen sofort bei Ihnen zur Freigabe.
Zwölf Module
Jedes Modul ist ein eigener Bereich – und für jeden Mitarbeiter einzeln freigebbar. Was nicht freigegeben ist, gibt es für ihn nicht: kein Knopf, kein Zähler, keine Meldung. Sie entscheiden, wer was sieht.
Was auf Ihrer Buchungsseite hereinkommt, steht hier: freigeben, verschieben oder ablehnen – ein Klick, und der Termin steht im Kalender. Später trägt sich ein, was Sie erlaubt haben.
Die Akte je Patient: Stammdaten, Erreichbarkeit, Einwilligungen – und darunter der ganze Verlauf. Anrufe, E-Mails, Nachrichten und Formulare an einer Stelle, statt in fünf Programmen.
Sprechstunden, Behandler und Räume. Monats-, Wochen- und Tagesansicht, Serientermine, fremde Kalender abonnieren – und freigegebene Anfragen tragen sich selbst ein.
Das Praxispostfach im System statt in Outlook. Abrufen, lesen, antworten, Anhänge verschicken – und jede Mail hängt am richtigen Patienten.
Rückruf, Befund nachfordern, Rezept vorbereiten. Ein Board mit Spalten, Karten, Fristen und Zuständigkeit – damit nichts auf einem Zettel am Monitor endet.
WhatsApp und der Webchat Ihrer Praxisseite in einem Verlauf – gelesen und beantwortet aus dem System heraus, nicht vom privaten Handy der Empfangskraft.
Klingelt es, sehen Sie sofort, wer anruft – ein Klick öffnet die Akte. Was in der Sprechstunde nicht angenommen wurde, steht als verpasster Anruf da und wird zur Aufgabe.
Anamnese, Rezeptwunsch, Überweisung, Einwilligung. Der Link geht persönlich an den Patienten, die Antwort kommt in die Akte – nicht auf einen Stapel am Tresen.
Die Stellenseite Ihrer Praxis – und die Bewerbungen landen direkt bei Ihnen. MFA-Stellen sind das zweite große Thema jeder Praxis; hier bleibt keine unbeantwortet.
Regeln, die Sie selbst bestimmen: Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin, Recall nach sechs Monaten, Rückruf-Aufgabe bei jedem verpassten Anruf.
Der Einrichtungsweg nach dem Kauf: Sprechzeiten, Terminarten, Räume, Texte, Anbindungen – Schritt für Schritt, statt vor einem leeren System zu sitzen.
Behandler, Empfang, Abrechnung, Aushilfe – jede Rolle sieht genau ihre Bereiche. Mit Zwei-Faktor-Anmeldung, weil hier Gesundheitsdaten liegen.
Aufgaben
Spalten und Karten ziehen und positionieren – wie es Ihnen gefällt oder nach Dringlichkeit. Aufgaben, die erledigt sind, landen in der Erledigt-Spalte und werden nach einer Woche automatisch gelöscht.
Das Herzstück
Eine Praxis, die einem fremden System sofort ihren Kalender überlässt, verliert die Kontrolle über den eigenen Tag – und schaltet es nach zwei Wochen wieder ab. Deshalb fängt es hier andersherum an.
Für den Patienten ändert sich dabei genau ein Satz: aus „Ihre Anfrage ist eingegangen" wird „Ihr Termin am Freitag um 08:40 steht."
Freigegebene Anfragen erscheinen sofort im Kalender – mit dem Vermerk, wer sie freigegeben hat. Nichts wird still verschoben.
Am Tresen
Dieselbe Anmeldung, dieselben Daten. Acht Kacheln statt Kopfleiste – im Ständer am Tresen sieht die Anmeldung auf einen Blick, was offen ist, ohne einen Rechner aufzuwecken. Alles Weitere am Schreibtisch.
Gesundheitsdaten
Eine Terminvergabe braucht vier Angaben: Name, Geburtsdatum, behandelnder Arzt und die Art des Termins. Mehr steht in unserem Formular nicht – auch kein Feld für Beschwerden. Denn was ein Patient hineinschreibt, ist ein Gesundheitsdatum nach Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung, und die Terminvergabe darf es nicht erheben.
Die Datenschutzkonferenz des Bundes und der Länder hat dazu am 16. Juni 2025 ein Positionspapier veröffentlicht. Wir haben danach gebaut, nicht davor.
§ 203 StGB, der Punkt, den viele übersehen: Wer als Softwareanbieter Zugriff auf Patientendaten hat, ist „sonstige mitwirkende Person" – das ist seit 2017 ausdrücklich erlaubt, verlangt aber eine schriftliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Sie bekommen sie unterschrieben mit dem Vertrag, ohne danach fragen zu müssen.
Was der Patient ausfüllt
Kein Feld für Beschwerden. Was Sie haben, besprechen Sie in der Praxis – nicht in einem Webformular.
Der Löwenanteil gehört Ihnen.Die Arbeit macht das System. Die Patienten bleiben Ihre.
Kaufen
Entweder wir betreiben Praxisorbit für Sie – dann kümmern wir uns um Server, Sicherung und Updates. Oder Sie kaufen es einmal, laden es herunter und legen es auf Ihren eigenen Webspace. Die Software ist in beiden Fällen dieselbe.
Basic
Für die kleine Praxis. Terminvergabe, Kalender, Kartei, Aufgaben – der Kern, sauber an einem Ort.
49 €je Monat
entspricht 588 € im Jahr
Advanced
Wenn die Kommunikation dazukommt: Anruf, Post und WhatsApp am selben Patienten – und die Formulare, die sonst am Tresen liegen.
139 €je Monat
entspricht 1.668 € im Jahr
Premium
Für die Gemeinschaftspraxis: Automation, Karriereseite, Assistent – und Zugänge ohne Zählen.
219 €je Monat
entspricht 2.628 € im Jahr
Dieselben dreizehn Module wie oben – nur als Tabelle.
| Modul | Basic | Advanced | Premium |
|---|---|---|---|
| Anfragen (Terminvergabe mit Freigabe) | |||
| Kontakte | |||
| Kalender | |||
| Aufgaben | |||
| Nachrichten (WhatsApp, Webchat) | |||
| Telefon | |||
| Formulare (Anamnese, Rezept, Überweisung, Einwilligung) | |||
| Karriere | |||
| Automation | |||
| Assistent | |||
| Ausstattung | |||
| Terminarten mit eigener Dauer und Farbe | |||
| Kontaktverlauf am Patienten | |||
| Rollen und Modulfreigabe je Zugang | |||
| Abgleich mit dem Handy | |||
| Zugänge (je Praxis, nicht je Behandler) | 5 | 15 | ohne Begrenzung |
| Stufe 2: trägt sich selbst ein (je Terminart, mit Regeln) |
Die Spur am Patienten führt jede Stufe – gefüllt wird sie von den Modulen, die Sie gebucht haben. Bei uns gehostet kommt in allen Stufen die tägliche Datensicherung dazu.
Aufsummiert, was Sie bis dahin an uns gezahlt haben.
Gerechnet ist im Abo die einmalige Einrichtung, beim Kauf die freiwillige Wartung ab dem zweiten Jahr; bei jährlicher Zahlung mit zehn statt zwölf Monatsbeträgen. Webhosting und Domain stellen Sie beim Selbstbetrieb selbst – die rechnen wir nicht ab und sie stehen deshalb auch nicht in der Kurve.
In jeder Stufe angelegt
Anruf, E-Mail, WhatsApp-Nachricht, Anfrage, Notiz – alles wird beim Kontakt festgehalten. Nicht je Kanal in einem eigenen Ordner, sondern als eine gemeinsame Spur in der richtigen Reihenfolge. Wer die Akte Monate später öffnet, sieht auf einen Blick, wer wann angerufen hat, was geantwortet wurde und was zuletzt offen war. Nichts liegt in einem fremden Postfach, nichts nur im Kopf – und wenn ein Mitarbeiter geht, bleibt die Geschichte des Patienten da.
Die Spur führt jede Stufe – was in ihr zusammenläuft, hängt daran, was Sie gebucht haben: Notizen ab Basic, Anrufe, E-Mails, WhatsApp und Formulare ab Advanced, die Anfragen ab Premium. Zugeordnet wird nur, was verknüpft ist – geraten wird nie. Und wer ein Modul nicht freigegeben hat, sieht dessen Zeilen auch hier nicht.
Nicht im Preis enthalten: Der WhatsApp-Versand über das Meta-Geschäftskonto und die Onlinetelefonie werden vom jeweiligen Anbieter abgerechnet. Je nach Tarif und Nutzung fallen dafür Zusatzkosten an – wir sagen Ihnen vorab, womit zu rechnen ist.
Was „Dauerlizenz“ heißt: Sie erwerben das dauerhafte Recht, die Software in Ihrer Praxis zu nutzen – ohne Ablaufdatum und ohne laufende Gebühr. Nicht enthalten ist die Weiterentwicklung: Neue Programmstände, Anpassungen an geänderte Schnittstellen und Sicherheitskorrekturen kommen aus der Wartung.
Das erste Jahr Wartung ist im Kaufpreis enthalten. Danach ist die Fortsetzung freiwillig – wir empfehlen sie ausdrücklich: WhatsApp, Telefonie und die Postfächer hängen an fremden Schnittstellen, die sich ohne unser Zutun ändern. Ohne Wartung läuft Ihr Stand weiter, bekommt aber keine neuen Versionen mehr.
Die Wartung kostet in allen Stufen dasselbe: 199 € je Jahr. Gepflegt wird dieselbe Software – ein neuer Programmstand entsteht für Basic mit demselben Aufwand wie für Premium. Deshalb hängt der Betrag nicht am Kaufpreis.
Voraussetzung: Webhosting mit PHP 8.1 oder neuer, MySQL bzw. MariaDB und einer eigenen Domain. Ob Ihr vorhandener Webspace genügt, prüfen wir vorab kostenlos – bei den meisten Anbietern reicht das Standardpaket.
Zusatzleistungen sind freiwillig und lassen sich später jederzeit dazunehmen.
Einrichtung 199 € einmalig. Wir setzen Ihre Installation auf, verbinden Domain und Postfach, legen Zugänge und Rollen an und übergeben Ihnen ein laufendes System. Der Betrag steht fest in der Rechnung und fällt nur beim Start an. Nicht enthalten ist die Einbindung externer Dienstleister – etwa WhatsApp Business oder Onlinetelefonie. Diese Verträge schließen Sie selbst ab; ihre Anbindung an Praxisorbit gehört nicht zum laufenden System. Wir unterstützen Sie aber sehr gerne dabei.
Rollen
Drei Stufen, eine Richtung. Die Lizenz setzt den Rahmen, der Administrator gibt die einzelnen Module an die Mitarbeiter frei – aber nur aus dem, was er selbst hat.
Hat immer alles, auch ohne Schalter. Spielt Updates ein, überträgt auf Server, sichert die Datenbank. Für alle anderen unsichtbar.
Hat, was der Superuser ihm gegeben hat. Legt Zugänge an, verteilt Module, gibt Löschungen frei, wählt die Gesellschaft.
Sieht genau die Bereiche, die für ihn freigegeben sind. Ein neuer Zugang startet leer – Freigabe ist eine Entscheidung, kein Versehen.
Ihre Gesellschaft
Zwanzig Gesellschaften sind hinterlegt, jede weitere legen Sie selbst an. Aus der Hausfarbe rechnet das System sechzehn Werte – Schrift, Linien, Fokusring, Flächen – und prüft für jede Fläche nach, ob heller oder dunkler Text darauf lesbar bleibt.
Hausfarbe
Daraus gerechnet
Gewählt: Blau. Der helle Ton trägt nur das Markenzeichen, der dunkle die Schrift – sonst wäre Gelb auf Weiß nicht zu lesen. Welche Schrift auf dem Zeichen steht, rechnet das System nach Helligkeit aus, nicht nach Gefühl.
Sicherheit und Datenschutz
Kein fremder Mandant, kein Konto bei einem Anbieter, der morgen die Preise ändert. Das System läuft auf Ihrem eigenen Webspace oder auf unserem Server – und nach außen spricht es nur mit dem, was Sie selbst angebunden haben.
Zur Anmeldung kommt ein Code per E-Mail; einem vertrauten Gerät glaubt das System 30 Tage. Nach acht Fehlversuchen ist Schluss, und wer sich wann angemeldet hat, steht im Protokoll.
Beantragen, freigeben, Papierkorb, endgültig – vier Schritte und ein getipptes Wort. Jeder Schritt steht im Protokoll.
Anfragen ohne Abschluss werden nach sechs Monaten anonymisiert statt gelöscht: Zahlen bleiben, Personenbezug geht. Fünf Tage vorher warnt die Liste.
Die Datenbank schreibt sich selbst in eine Datei, die Dateien daneben ins Archiv – und ohne gelungene Sicherung läuft kein Update.
Schriften und Bausteine liegen im Haus. Die Werbeseiten laden nichts nach – also gibt es auch nichts zu erklären.
HTTPS ist Pflicht, HSTS inbegriffen. Sitzungen laufen nach acht Stunden Leerlauf ab, und davor sitzt eine Content-Security-Policy.
Die Anbindung läuft über einen Anbieter mit Verarbeitung in Deutschland. Aufzeichnung von Gesprächen gibt es bewusst nicht.
Termine und Kontakte gleichen sich über den eigenen Server mit dem Telefon ab – nicht über ein Konto bei einem Dritten.
Technik
Kein Container, kein Bauschritt, keine Abhängigkeiten, die in zwei Jahren nicht mehr gepflegt werden. Hochladen, Assistent durchgehen, arbeiten.
Der Kern läuft seit dem ersten Tag im eigenen Betrieb – nicht am Reißbrett entstanden, sondern aus dem Bedarf heraus. Was eine Praxis davon unterscheidet, ist die Terminvergabe. Genau die haben wir dafür gebaut, und genau die geben Sie erst frei, wenn Sie ihr trauen.
Vorführung
Am besten an Ihren eigenen Abläufen: Sie erzählen uns, wie Sie heute arbeiten, und wir zeigen Ihnen, wie das System Sie dabei unterstützen kann. Sie müssen nichts vorbereiten und nichts installieren – wir teilen den Bildschirm oder kommen vorbei.
Für die Terminwahl braucht es JavaScript. Schreiben Sie uns sonst einfach – wir schlagen Ihnen zwei Zeiten vor.
An diesem Tag ist nichts mehr frei. Wählen Sie einen anderen Tag oder blättern Sie eine Woche weiter.
Alle Zeiten in deutscher Ortszeit. Ihr Wunsch ist noch keine Buchung – wir bestätigen ihn per E-Mail, meist noch am selben Werktag.
–
Ihr E-Mail-Programm hat sich mit der fertigen Nachricht geöffnet. Ist nichts passiert, schreiben Sie uns die Zeit einfach kurz selbst – die Angaben stehen unten.
Am besten an Ihren eigenen Abläufen: Sie erzählen uns, wie Sie heute arbeiten, und wir zeigen Ihnen das System genau daran. Wer lieber gleich anfängt, wählt oben zwischen beiden Wegen: Bei uns gehostet sind Sie noch am selben Werktag freigeschaltet, die Dauerlizenz laden Sie sofort herunter.